Como fazer sua empresa crescer mais sem que você esteja lá todos os dias
segunda-feira, 15 setembro, 2008
às
1:57 pm
Postado por:
Pedro Superti
- Veja como um empreededor levou sua empresa a fatura 35 milhões trabalhando de casa.
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Se você é o fundador, diretor, CEO ou dono de uma pequena ou média empresa, então você sabe que ela precisa de supervisão. Ela precisa de você para crescer.
Você que sabe qual rumo sua empresa deve tomar e por isso precisa estar presente no dia a dia para que as decisões certas sejam tomadas. Desde de entrevistar e contratar novos empregados, treinar os que já estão trabalhando, escolher que tipo de marketing usar, negociar um plano telefônico mais econômico para suas crescentes necessidades, ou mesmo ver o vencimento de impostos e qual a cor a ser usada na nova pintura do escritório. Todos são exemplos de decisões típicas do dia-a-dia de um diretor ou empresário.
Mas será que precisa ser assim? Será que existe uma forma de cuidar que sua empresa cresce dentro do esperado, mas sem que cada pequeno detalhe passe por você?
O que é Gerenciamento Remoto?
O empresário americano Stephen McDonnell, fundador da renomada Applegate Farms, empresa especializada em carnes orgânicas e naturais (os animais não recebem nenhum tipo de esteróide ou hormônios antes de serem abatidos) faz o que muitos consideram impossível: Só visita sua empresa 1 vez por semana. Todos os outros dias ele trabalha do escritório de sua casa (home-office), localizada a 2 horas de distancia da sede da empresa.
Quando está trabalhando em seu home-office, McDonnell normalmente levanta-se ás 7:00 da manhã e sai pontualmente ás 17:00. Todas as decisões são tomadas por telefone, video-conferência, email ou fax.
Funciona assim: Desde a fundação da Applegate Farms - há cerca de 20 anos atrás - McDonnell sempre desejou que diferente da maciça maioria das empresas da época, que crescem as custas do carisma, energia, suor e sangue de seus fundadores, a Applegate Farms fosse uma empresa independente e que pudesse crescer por sua próprias pernas, não dependendo de McDonnell a cada passo. Ele colocou no papel como ele queria que a empresa operasse em 10 anos e decidiu criar a empresa de trás para frente, fazendo todo o necessário para que ela pudesse andar sozinha o mais rápido possível.
“Eu não faço isso para que eu possa ter uma vida perfeita, perto da minha família e não ter que enfrentar o transito todos os dias. Faço isso para que a empresa possa crescer de verdade, e para isso ela precisa para de depender de seu fundador.”
Ficando por dentro de Tudo
Com apenas 6 meses de empresa, ele tomou a decisão de limitar sua presença física na sede da empresa a apenas 1 dia por semana. Nos outro 4 dias, ele gerencia sua empresa a distancia para forçar que um sistema de gerenciamento remoto realmente se aperfeiçoe e funcione.
Para isso, desde o começo McDonnell incluiu maneiras de ter acesso as informações que precisava para dirigir sua empresa de forma instantânea. Conseguiu isso com o uso de sistemas de computador no dia-a-dia da empresa. Sistemas CRM (Gerenciador de Relacionamento com Clientes) e ERP (Gerenciamento Financiero) controlam tudo que se passa na empresa: quantos clientes novos, quanto estão comprando, como estão pagando e se as entregas então no prazo. Ele têm acesso direto a todas as informações necessárias para dirigir todas as partes de sua empresa a qualquer hora do dia ou da noite, sem ter necessariamente falar com nenhum de seus empregados.
Existe uma brincadeira dentro da empresa pelos funcionários, aonde McDonnell é dito ter poderes divinos, pois “não há nada que acontece dentro da empresa de ele não saiba”.
A distancia, McDonell sabe exatamente tudo que acontece com sua empresa.
“As 5:00 horas da tarde de sexta-feira, eu sei mais sobre como anda minha empresa do que um CEO ou Diretor Executivo de empresas muito maiores”, afirma McDonnell.
Quantidade X Qualidade nas decisões
Ante de fundar a Applegate Farms, McDonnell trabalhou por muitos anos como consultor de performance de grandes empresas. Algo que testemunhou durante estes anos de trabalho foi o fato de que humano algum pode tomar decisões acertadas todo o tempo.
“A a qualidade de suas decisões cai na medida que a quantidade de decisões e assuntos que você se envolve durante o dia. Por isso, criei sistemas internos para a Applegate Farms que somente exigem minha decisão em assuntos que ninguém mais pode decidir, como questões estratégicas da empresa, grandes parcerias ou criação de novas linhas de produtos”, explica.
McDonnell criou uma série de documentos que podem ser acessados por seus gerentes, explicando como ele quer que as coisas funcionem. Toda a vez que uma decisão precisa ser tomada, seus gerentes primeiramente pesquisam se já existe uma diretriz para aquele assunto.
Se ainda não existe, entram então em contato com McDonnell, que analisa seus números e toma a decisão, detalhando qual resultado ele busca com aquela decisão. Este processo é então adicionado ao banco de dados e se torna uma politica padrão desde ponto em diante. A decisão do diretor já foi tomada e se torna referência para os gerentes para a próxima vez que tiverem que decidir algo.
Aprendendo a Delegar
“Estabelecer uma cultura interna da empresa a distancia é muito difícíl. Você precisa abrir mão do que você quer “agora” para poder levar a empresa para onde você deseja que ela esteja em 12 ou 24 meses. Eu sou um viciado em controle e micro-administrador. Se não me controlar, eu pulo em cada oportunidade que tenho de tomar decisões mínimas, que poderiam ser facilmente tomadas por meus empregados e equipe.” ele explica.
“Acho que o que fiz foi criar um cultura voltada a resultados e a protegendo da minha própria e nociva natureza de micro-gerenciar. Você pode não acreditar, mas todo micro-gerente é nocivo a sua empresa e equipe - pois ele certamente se torna o gargalo que tranca o crescimento natural da companhia. No meu caso, com a tendencia de centralizar tudo em mim. eu era o gargalo da empresa. Mesmo sendo o diretor.”
O consultor Jay Vogt, da HeiterConnect International Consulting, fala sobre o perfil do diretor da Applegate Farms: “Conhecendo McDonnell há vários anos, eu sei que ele pode ser bem dificil de se trabalhar as vezes. Ele sabe que se ficar tempo demais na empresa, pode causar mais danos do que benefícios. Quantos CEOs você conhece que possuem esta consciência?”
Mas será que Funciona?
A Applegate Farms possui um total de 54 empregados, 300 fazendas fornecedoras de carne, 12 abatedouros, 18 plantas de processamento e 350 clientes atacadistas. Tudo funcionando graças a empregados que seguem procedimentos padrão extremamente claros, motivados por compensação atrelada a resultados e tendo seu gerenciamento feito por sistemas de computadores que rodam 24 horas por dia.
Existe um fórum online, aonde todos os empregados e gerentes trocam informações opiniões, dicas e feedbacks. O sistema permite agilidade e economiza o tempo uma informação leva ao ser repetida diversas vezes para diversas pessoas até chegar a diretoria. Com um centralizador de discussões como este, McDonnell afirma eliminar o “efeito telefone sem fio” e têm acesso direto a tudo que acontece nas trincheiras da empresa.
E não é somente o diretor da Applegate Farms que trabalha a distância. McDonnell levou sua experiência e metodologia de gerenciamento a distancia ao extremo, contratando profissionais de posições vitais para o trabalho remoto. Os gerentes do departamento Comercial e de Marketing, que têm ajudado a Applegate Farms a atingir um crescimento notável nos últimos anos, moram em outros estados e trabalham a distancia.
“Nós nos reunimos pessoalmente a cada 4 ou 6 semanas, quando venho a sede da empresa e alinhamos os ponteiros” explica Laura Kuykendall, gerente de Marketing.
Com um faturamento de 35 milhões de dólares por ano e com previsão de chegar a 100 milhões em pouco tempo, a Applegate Farms é um exemplo de como o gerenciamento remoto pode funcionar.
Interessado? Veja estas 5 dicas para Gerenciamento Remoto
Com 20 anos de experiência, McDonell já viu todos os pontos positivos e negativos de gerenciar sua empresa de casa. Veja 5 dicas dados por McDonnell sobre o que é preciso para trazer esta política para sua própria empresa:
1) Visibilidade
Certifique-se que você e sua equipe de gerentes foquem nos dados mais cruciais para seu negócio. Delegue responsabilidades para monitoramento e exatidão dos dados e quem deve tomar qual decisão e quando. Crie reuniões semanais e mensais com foco nos dados existente, buscando criar um clima de discussão em busca de soluções em equipe, ao invés de tentar resolver sempre sozinho os problemas na hora que eles aparecem.
2) Treine Clones
Contrate e treine sua gerência para que olhem e interpretem os dados da mesma maneira que você. Não desista até que todos entendam exatamente a meneira que você quer administrado cada número, fatura, orçamento, email e problemas. Este precisam ser os seus principais modos de operação.
3) Troca de Informações entre a Equipe
Crie um fórum para todos os seus empregados, aonde assuntos diários e semanais possam ser postados - não somente para seu benefício, mas para que todos tenham acesso ao que está acontecendo na empresa que pode afetar os negócios. Forums assim dão voz a todos na empresa e permitem enormes insights sobre o gargalos dentro da empresa.
4) Reuniões Semanais
Direcione problemas e assuntos importantes para serem tratados em suas reuniões semanais com sua gerência. Resolver os problemas você mesmo inibem a independência e funcionalidade que o sistema de gerenciamento remoto precisa para crescer e se desenvolver. A menos que seja uma crise real, não mcro-gerencie os problemas por voz ou email. Isso só fará com que sua equipe procure por você primeiro antes de tentar resolver os problemas por si só.
5) Acalme seu Ego
Aprenda a entender quando sua empresa não precisa mais você a levando pela mão no dia-a-dia, em questões táticas. Isso é um sinal de que você esta conseguindo construir um sistema forte e eficiente, e não que sua equipe não precisa mais de você. Eles precisam é que você fique de olho no futuro estratégico da empresa.
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PS: Se você quiser saber mais, veja esta entrevista que dei falando sobre trabalho remoto e como utilizamos este mesmo principio aqui dentro da Dynamo. Bem Proveito!