A Arte de Delegar: Como Envolver Outros da Maneira Correta
quinta-feira, 11 dezembro, 2008
às
9:30 am
Postado por:
Pedro Superti
Dicas e idéia de Como Delegar de maneira eficiente sempre foram algo que busquei em minha carreira. Delegar não é só mandar, mas também não é trabalhar sozinho. Para uma equipe trabalhar de forma eficiente, é imprescindível que tenha um líder que saiba delegar correta e eficazmente.
Há algumas semanas, tive a oportunidade de assitir uma palestra do Dr. Stephen R. Covey, fundador da Franklyn Covey International e renomado autor internacional. Dr. Covey é um verdadeiro mestre quando se trata de identificar, mapear e otimizar interações sociais – habilidade brilhantemente demonstrada em suas palestras.
Em um de seus livros mais famosos, “Os 7 hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, ele aborda o tema “Delagação de Tarefas” (Pg. 103), dado sua importãncia quando se trabalha em grupo – e acredito dada a dificuldade que a maioria de nós enfrenta para que a solicitação seja executada conforme pedido: do jeito certo e dentro do prazo.
Baseado nisso gostaria de compartilhar aqui minha experiência e opinião pessoal sobre o tema e como isso têm funcionado no dia-a-dia em meus projetos pessoais.
Produtor x Administrador
Existem duas formas de se conseguir um resultado ou objetivo. Podemos vestir o chapéu de Produtor, que é quando tomamos as rédias da situação e resolvemos fazer nós mesmo certa coisa, pois é mais fácil e rápido do que delega-la a outra pessoa. Exemplo: Quando você lembra que certo relatório precisa ser terminado e diz “Façamos o seguinte: Deixa que eu faço isso e você pode fazer outra coisa”.
Geralmente, quando agimos como produtores, conseguimos X de produção por cada hora trabalhada, pois não temos como estar em dois lugares fazendo duas coisas ao mesmo tempo.
A outra maneira é quando vestimos o chapéu de Administrador. Um Administrador é aquele que se organiza para conseguir os resultados finais através de pessoas e sistemas. Seu trabalho deve ser ajudar os outros a fazerem seus trabalhos da melhor maneira possível. Um exemplo de quando agimos como Administradores: Quando você prepara uma check list para um colega executar uma tarefa que normalmente seria feita por somente você. Quando um você mostra a um colega aonde na Internet ele pode buscar as informações de cambio do dia que ele sempre lhe pergunta. Ou mesmo um pai que ensina um filho a lavar a louça. Você está fornecendo o que for necessário para que a pessoa possa fazer aquela tarefa sem sua participação direta.
Quando agimos como Administradores, conseguimos 5x, 10x ou 50x mais resultados finais com a mesma hora trabalhada, pois ganhamos alavancagem ao envolvermos outros no processo.
Foco: Resultado ou Método?
Muitas vezes, ao passarmos alguma tarefa para outra pessoa, nos preocupamos tanto que ela vá fazer da maneira que esperamos que damos uma lista verbal de cada passinho que ela deve tomar ao executar a tarefa. Assim, nosso foco acaba sendo no “método” e não no “resultado”. As vezes, passa-se a impressão de que é mais importante ela fazer do jeito mostrado do que alcançar o resultado esperado, que é o motivo pelo que se está fazendo aquilo em primeiro lugar.
Lembro de certa vez, estar falando com uma atendente de Call Center de uma empresa de telefônia celular. E sei que eles precisam seguir um script e vi que ela estava nervosa. Tentei quebrar o gelo e perguntei: “Como vai o movimento ai? Muitas ligações?”. Para minha surpresa ela respondeu: “Lamento Sr, mas não posso falar de coisas que não estão no meu script.”. Pode? Isso é o que acontece quando o foco está no método (como atender o cliente que ligar para o call center) ao invés de estar no resultado (ajudar o cliente a resolver seu problema de forma amigável).
O que devemos buscar é a Delegação Administrativa, que é focada nos resultados. Nela, nós tomamos o cuidado de fornecer tudo o que for necessário para que a pessoa possa realizar a tarefa recebida, mas explicamos bem qual o resultado esperado e deixando algum espaço na parte de “método” para que ela possa encontrar uma maneira de se sentir mais confortável possível ao realizá-la. A idéia é tornar a pessoa responsável pelos resultados e livre para flexibilizar o método.
Como Delegar Administrativamente e Conseguir Ótimos Resultados?
Como estamos trabalhando com pessoas, não máquinas, é muito importante que elas se sintam parte do que esta acontecendo. O sentimento de Propriedade faz com que a pessoa trabalhe com mais afinco, motivação e persistência do que quando somente “está tendo que fazer o trabalho que era do Joãzinho”.
Pode-se conseguir isso, certifique-se de seguir estas 5 diretrizes da próxima vez que delegar algo à alguém:
1) Qual o Resultado Desejado?
Mostre exatamente como o resultado final deve ficar depois de feita a tarefa. Pegue um produto pronto e mostre bem os detalhes e converse com a pessoa com calma, para que ela possa se ambientalizar com o que ela deve buscar quando começar a tarefa. Mostrar o que parece, mas não é o resultado esperado também é muito importante. Determine o quê, quando e como o resultado final deve se apresentado.
Exemplo: “Esta folha sempre deve conter este dados aqui e com margens desse tamanho aqui. Envie para este numero de FAX todos os dias, ás 9:00 am. Você pode repetir para mim, por favor?”
2) Orientação Sobre Meios de Conseguir o Resultado
Combine com a pessoa o que é e o que não é aceitável quando se trata de execução. Explique quais são os principios importantes e cite um ou dois exemplos de métodos que podem ser usados para se alcançar o obejtivo. Mas tome cuidado para não focar demais no método e deixar o resultado em segundo lugar.
Exemplo: “Quando o cliente ligar, eu normalmente pergunto como projeto dele foi nos últimos 15 dias e se ele têm algum ponto que precise de ajuda. Você pode fazer outras perguntas, mas a idéia é fazer com que ele se sinta a vontade para falar o que realmente pensa, tudo bem?”
3) Recursos Necessários
Liste e deixe disponível para a pessoa todos os recursos técnicos, humanos, organizacionais ou financeiros que ela possa precisar para realizar a tarefa.
Exemplo: “Aqui está uma lista com o números de telefone dos gerentes, seus departamentos e a quantias destinadas para cada um. Caso surjam dúvidas, eles podem enviar email para este endereço ou ligar para Sra. Andreia neste telefone.”
4) Defina Como será Feito o Acompanhamento
Combine de forma clara com a pessoa quando e como será feito o acompanhamento da tarefa. É extramamente desistimulante quando você cobra algo que ainda não foi acabado mas ainda está dentro do prazo. Se você combinou que vai checar ná próxima semana, não pergunte amanhã como está a tarefa. Espere e cumpra o prazo acordado.
Exemplo: “Preciso desse relatório todos os dias ás 17h00 em ponto. Você não precisa me passar estras informações aqui e ali durante o dia, pode mandar tudo no relatório. Combinado?”
5) Consequencias
Defina o que vai acontecer de bom e de ruim, após os resultados da avaliação. Este podem ser bons ou ruins, como um bonus como forma de reconhecimento para um bom desempenho e treinamento ou tarefas extras para um mau desempenho.
Exemplo: “Nas reuniões de quarta-feira, nós iremos rever estes números. Se alcançarmos as metas que acabamos de traçar, todos ganham um dia de folga na semana. Caso as metas não sejam atingidas, a equipe se dispõe a trabalhar no sábado. De acordo?
“Deixa o Homem Trabalhar”
Agora, saia do caminho e deixe que as pessoas mostrem seu valor, fazendo o que foi pedido.
Tomando estes cuidados, tenho tido muito mais sucesso ao distribuir tarefas e incluir pessoas nos processos que anteriormente fazia questão de fazer sozinho. As pessoas são boas por natureza e se mostram gratas quando confiança é depositadas nelas. Aqui e ali você encontrará pessoas que somente querem tirar proveito da situação e não mostram resultados, e estas devem ser retiradas da equipe o quanto antes. Mas é sua responsabilidade (ou do dono) achar pessoas com valores e perfis compatíveis com sua organização e missão de vida. Seja exigente!
Espero que estas dicas sejam de utilidade para você! Caso tenha comentários ou perguntas, deixe-as nos comentários abaixo e será um prazer respondê-las!
Ao seu Sucesso!
Veja também estes artigos:
“Um Administrador é aquele que se organiza para conseguir os resultados finais através de pessoas e sistemas.”
Pedro, sou administrador e esta é a frase mais lúcida que já vi sobre…
Excelente artigo!
Abraço!
Leitão
Uma verdadeira aula de Liderança.
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